ABW專欄

ABW九大類型活動

有位朋友看到小編前篇「什麼是ABW?」的撰文後,很興奮的告訴小編「我們的新辦公室就是用ABW規劃的喔~」

 

身為一位專業人士的 #快馬加編 眼睛都亮了,跟著也很興奮的問道:「真的嗎?你們是怎麼做的?」

 

朋友:「我們看了一些國外的例子,覺得很不錯,所以這次我們弄了行動辦公室,只設置了原來的70%的工作位,然後放了一些Collaboration的沙發,還有健身房和員工休息區之類的。」

 

嗯,好像真的有點樣子。 #快馬加編:「你們是怎麼決定只設置70%的工作位?」

 

朋友:「老闆決定的呀,他說日後有多有少,再來調整囉。」

 

#快馬加編:「這…………,那你們怎麼規劃那些Collaboration沙發的?」

 

朋友:「嗯,就請廠商送目錄來,然後挑了一些好看的款式,請廠商幫我們規劃一下位置呀。」

 

#快馬加編:「#$^$@$76*&^#………………………….」眼神黯淡了~

看來有很多朋友應該也一樣,對於ABW還是一知半解的。不是說採用了行動辦公、智能辦公,或是建置了協作空間,就等於做了ABW。ABW的重點在於透過科學性的調研、彙整及分析,以提供辦公場所不論是新規劃或改善的基礎架構資訊,循此來進行空間設計以及辦公家具的選擇配置,才能確實滿足企業及員工對於空間功能與效率上的需求。所以我們可以說ABW是一種手法,而非產出的結果

今天 #快馬加編 要和各位分享的是ABW的九大活動類型,為使需求調研有所依循,規劃出一個真正符合使用者功能及效率需求的辦公場所,我們應該先全面性的進行工作型態(活動類型)調查,確實瞭解每一使用者每日所進行的活動內容及時間,透過彙整分析整理出每一活動類型的使用量、使用人數、使用頻率及使用時間,以將空間運用的效率極大化,並讓使用者在進行不同類型活動時都能滿足其需求。

ABW將辦公場所中的活動類型分為九類,而這九類活動又可按使用人數之不同分為三個群組:

一、個人活動

二、小型團體活動

三、中大型團體活動

 

以下我們就針對這三個群組逐一介紹:

一、個人活動

「個人活動」泛指不需與其它人員互動之個人作業,包含三種活動類型:

1. 專注思考(Focus)

諸如在擬訂計畫、製作簡報、閱讀重要文件或進行深度思考等活動時,需要一個能夠專注而不被打擾的空間,此空間在規劃時需注意私密性及隔音問題。(ps. 小編我在撰寫這篇文章時就沒有適合的空間,只能在工作位上有一搭沒一搭的刻字,不斷的被打擾中斷呀…)

2.一般作業(Process)

日常例行性工作譬如收發email、看看公司公告、盯著螢幕發呆、偷偷上網購物(以上二項是我隔壁同事說的)皆屬於此一類型,進行這類活動時可隨時被中斷或打擾,現今大多數公司的工作位,便只適合進行這類活動。

 

3.視訊通話(Video & Call)

要和國外客戶進行視訊通話時,在工作位上要怎麼進行?和客戶進行重要的商務電話,在工作位上卻被周遭嘈雜的聲音吸引和干擾!(隔壁正在團購澎湖花生酥,再三分鐘就要結束了…急…)這類型的活動需要安靜不被打擾的空間,同時需要配置視訊與話機設備,此空間在規劃時同樣需注意私密性及隔音問題。

二、小型團體活動

「小型團體活動」指的是二~四人的互動性活動,包含小型協作及工作討論二種類型:

1.小型協作(Duo)

小團體針對一項文件、流程或工作內容的正式討論,通常需配置螢幕及視訊設備(以便進行遠端協作)。由於是正式性討論,因此亦需注意私密性及隔音問題。

2.工作討論(Dialogue)

二~四人針對工作進行意見交換、教導說明或輔導等對話,因應談論內容不同,有可能也會有私密性及隔音的需求。

三、中大型團體活動

「中大型團體活動」指四人以上的團體互動性活動,包含下列四種類型:

1.腦力激盪(Create)

適用於多人參與的腦力激盪型會議,目標在產出新的知識、流程或產品,同時可能會有異地人員透過視訊參與,白板牆、螢幕及視訊設備為必要配置,而因應主題之敏感度,可能會有私密性及隔音的需求。

2.溝通協調(Coordinate)

多人參與、事先安排好時間的中大型正式會議,例如公司內部常見的跨部門協調會議、月會、高層決策會議、及專案會議等,均屬此類。可能會有異地人員透過視訊參與,電視螢幕及視訊設備為必要配置。此類活動通常具有機密性且不宜被打擾,因此會有私密性及隔音的需求。

 

3.訊息分享(Inform)

知識分享活動諸如簡報、研討會及教育訓練等屬於此類,此類活動特點為在參與的群體中會有一位主講或主持者,而非大家漫無規範的閒聊嗑瓜子。可能會有異地人員透過視訊參與(甚至可能是主講者本人),電視螢幕、視訊設備、講台、白板牆為需求配置,私密性及隔音的需求則視需要而定。

 

4.休憩社交(Relaxing & Socializing)

員工洽談、休憩、運動、娛樂及用餐等均屬此類,產品多半以洽談桌椅、造型沙發、茶几及休閒椅等組成,營造出溫馨、放鬆及愉悅之空間氛圍。

我們一整天在辦公室的活動,不是自己單獨作業,就是參與小型或中大型的團體活動,大概逃脫不開上述九大類型的活動。因此在辦公場所設計規劃前的需求調查階段,我們可以直接以這九大活動類型為基礎,調查員工每日在這九類型活動中各別花費的時間比例、團體活動的參與人數、活動內容及設備需求等,彙整後就能以員工活動實際需求為基礎,得出公司對這九大類型空間的需求量、使用頻率及設備需求,再按此來分配空間、規劃動線及採購設備,所打造出來的辦公場所當然能符合員工實際活動上的需求,而效率效能也自然會產生。

 

或許在透過調研後,我們發現事實上所有員工平均下來,每天坐在自己工作位上(Process Activity)的時間只有50%,所以我們除了必須有固定工作位的人員外,其餘人員採共用工作位的方式,計算出來我們只需要保留原來工作位數量的70%,就足以支應目前及未來三年的需求。您看,這樣聽起來是不是就很make sense了!而節省下來30%的空間及採購工作位的費用,便可有效的做其它的運用規劃,產出更大的效益

 

上述九大活動類型可說是運用ABW手法規劃辦公場所時的重要基礎,在下篇文章小編將為各位介紹這九大活動需求調研的方式以及產出物,敬請期待~

 

話說老闆,能不能給我一個可以Focus的空間讓我專心刻字呀~來自#快馬加編的吶喊

 

 

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